Hvad er de fire typer indkøb? Retningslinjer og branche sager

Når din virksomhed har brug for at købe råvarer, softwareabonnementer, rengøringstjenester og en ny kontorbygning, bruger du det samme Indkøbsmetode For dem alle? Hvis du svarede nej, anerkender du allerede, at forskellige køb kræver forskellige strategier - uanset om du er klar over det eller ej.

At forstå de fire typer indkøb er ikke kun akademisk teori. Det er grundlaget for at optimere dine udgifter, styre risiko og drive reel strategisk værdi. Lad os nedbryde, hvad hver type virkelig betyder, og hvordan du anvender dem i din organisation.

 

 

Rydding af forvirringen: De 4 indkøbstyper defineret

 

De fleste indkøbsdiskussioner får dette forkert ved at forenkle. Her er hvad du faktisk har brug for at vide:

Direkte indkøb : De pengeindtægter
Dette er, hvad der går ind i dit endelige produkt eller din tjeneste. Hvis du er en producent, er det dine råvarer. Hvis du er en restaurant, er det dine fødevareingredienser. Hvis du er en softwarevirksomhed, er det din skyinfrastruktur, der direkte understøtter dit produkt.

Her er aftalen: Direkte indkøb påvirker direkte dine indtægter. Når disse forsyninger stopper, stopper din produktion. Derfor kræver det Strategiske forhold til leverandører , ikke kun transaktionskøb.

Indirekte indkøb : "Hold lysene på" udgifter
Dette er alt, hvad der holder din virksomhed i gang, men ender ikke i dit endelige produkt. Tænk på kontorartikler, forsyningsselskaber, vedligeholdelsesudstyr og softwareabonnementer som Slack eller Microsoft Office.

Udfordringen? Disse udgifter er ofte fragmenteret på tværs af afdelinger og mangler synlighed. Men her er muligheden: Strategisk styring af indirekte indkøb kan levere hurtige gevinster og betydelige omkostningsbesparelser.

Services indkøb: Den ekspertise, du ikke har internt
Dette dækker alt fra konsulent- og marketingbureauer til midlertidige personale og specialiserede entreprenører. Den store forskel? Du køber viden og resultater, ikke fysiske produkter.

Nøglen med Services indkøb er, at du administrerer leverancer og forhold, ikke lager. Dette kræver forskellige kontrakter, forskellige evalueringsmetoder og forskellige forholdsstyringsmetoder.

Kapitaludgifter (CAPEX) Indkøb: De store investeringer
Dette er dit langsigtede aktivkøb-at opbygge en ny facilitet, købe større udstyr eller virksomhedssoftwaresystemer. Disse beslutninger har flerårige økonomiske konsekvenser og kræver normalt udøvende godkendelse.

Hvad gør Capex anderledes? Evalueringsprocessen er længere, indsatsen er højere, og du træffer beslutninger, der vil påvirke din virksomhed i de kommende år.

 

Gennem brancheobjektivet: applikationer i den virkelige verden

 

Teorien er dejlig, men hvordan fungerer dette faktisk i forskellige brancher? Lad mig vise dig.

 

I fremstilling:

• Direkte: stål, plastikharpikser, elektroniske komponenter

• Indirekte: Sikkerhedsudstyr, Maskinsmøremidler, Fabrikslige vedligeholdelsesartikler

• Tjenester: Reparation af udstyr, logistik og transport, midlertidig arbejdskraft

• CAPEX: Industrielle robotter, produktionslinjemaskineri, lagerudvidelse

Inden for teknologi:

• Direkte: Cloud computing-ressourcer, datacenterhardware til kundevendte produkter

• Indirekte: kontormøbler, produktivitetssoftware, teampakker

• Tjenester: Softwareudviklingsentreprenører, cybersikkerhedsrevisioner, digitale marketingbureauer

• CAPEX: Corporate Headquarters, Data Center Construction, Major Software Platform -licenser

I sundhedsvæsenet:

• Direkte: Pharmaceuticals, kirurgiske instrumenter, medicinske implantater

• Indirekte: Administrative forsyninger, rengøringstjenester, patientens sengetøj

• Tjenester: Vedligeholdelse af medicinsk udstyr, midlertidigt sygeplejepersonale, IT support

• CAPEX: MRI -maskiner, Hospital Wing Construction, Electronic Health Record Systems

Mønsteret her er afgørende: Din branche bestemmer, hvilken indkøbstype der fortjener mest opmærksomhed og ressourcer.

 

Den lille virksomhedsgenvej: En forenklet tilgang

 

 

Hvis du er i en mindre organisation, kan fire-type modellen føles overvældende. Sådan tilpasser du det:

80/20 -reglen for indkøb:
Fokuser 80% af din indsats på de 20% af udgifterne, der virkelig kan skade din virksomhed, hvis det er forkert administreret.

Tre forenklede kategorier:

1. Money-making-materialer (Din version af direkte indkøb)

   • Alt, der direkte påvirker din evne til at levere til kunderne

   • Administrer med strategiske leverandørrelationer og backup -planer

2. Forretningsmæssige essentials (Kombination af indirekte og tjenester)

   • Alt nødvendigt for at køre dine operationer

   • Fokus på konsolidering og effektivitet

3. Spil-skiftende investeringer (Din CAPEX)

   • Store køb, der vil vokse eller omdanne din virksomhed

   • Kræver grundig ROI -analyse og udøvende input

Jeg har set små virksomheder spare 15-20% på deres samlede udgifter bare ved at implementere dette enkle kategoriseringssystem.

 

Indkøb med formål: Integrering af bæredygtighed

 

I dag har hver indkøbsbeslutning miljømæssige og sociale implikationer. Sådan bygger du bæredygtighed i hver indkøbstype:

Til direkte indkøb:
Spørg dine leverandører: "Hvad er dit kulstofaftryk til produktion af disse materialer?" Og "Kan du give gennemsigtighed i din forsyningskæde arbejdspraksis?"

Til indirekte indkøb:
Vælg leverandører, der tilbyder bæredygtige alternativer-som genanvendte kontorartikler eller energieffektivt udstyr. Små ændringer her tilføjes hurtigt.

Til udbuddet af tjenester:
Evaluer potentielle partnere om deres mangfoldighedspolitikker, fair lønpraksis og miljømæssige forpligtelser. Deres værdier bliver en udvidelse af dit brand.

For Kapitaludgifter:
Lav energieffektivitet og miljøpåvirkning af nøglekriterier i din evaluering. Det nye produktionsudstyr skal vurderes for både omkostninger og kulstofproduktion.

Den bedste del? Bæredygtig indkøb Tilpas ofte med omkostningsbesparende. Energieffektivt udstyr koster mindre at betjene. Etiske leverandører har typisk bedre tilbageholdelse og kvalitet.

 

Din 4-trins handlingsplan: Fra teori til resultater

At kende kategorierne er en ting - at implementere dem er en anden. Her er din køreplan:

Trin 1: Foretag en Brug analyse
Træk data fra dit regnskabssystem i de sidste 12 måneder. Kategoriser hvert væsentligt køb. Du vil sandsynligvis opdage forbrugsmønstre, du aldrig har bemærket.

Trin 2: Kort til de fire typer
Tildel hver udgiftskategori til en af ​​de fire indkøbstyper. Dette alene vil afsløre, hvor din opmærksomhed skal fokuseres.

Trin 3: Udvikle kategoristrategier

• Direkte: Fokus på leverandørforhold og risikostyring

• Indirekte: Kør effektivitet og konsolidering

• Tjenester: Fremhæv klare leverancer og ydeevne målinger

• CAPEX: Implementerer streng evaluering og ROI -analyse

Trin 4: Implementere og forfine
Start først med dine højest brugte kategorier. Træn dit team, etablere nye processer og opsæt regelmæssige gennemgangscyklusser.

 

Måling af hvad der betyder noget: KPI'er for hver kategori

 

Du kan ikke forbedre det, du ikke måler. Her er de vigtigste målinger for hver indkøbstype:

Direkte indkøb KPI'er:

• Leverandør defekthastigheder

• Leveringsydelse til tiden

• Samlede ejerskabsomkostninger (ikke kun købspris)

Indirekte indkøb KPI'er:

• Proceseffektivitet (indkøbsordrecyklustid)

• Overholdelse af foretrukne leverandører

• Omkostningsbesparelser versus tidligere perioder

Services indkøb KPI'er:

• SERVICE NIVEAU ACHACK (SLA) overholdelse

• Intern interessenttilfredshed

• Budgetadhæsion

Kapitaludgifter KPI'er:

• Projektafslutning til tid og budget

• Afkast på investering versus fremskrivninger

• Anvendelsesudnyttelsesrater

 

Din gratis indkøbstransformationsværktøjssæt

 

Dette kan føles som meget at implementere, hvorfor vi har oprettet værktøjer til at gøre det praktisk.

[Download din gratis indkøbsklassificeringsværktøjssæt]

Du får:

• Brugs analyseskabelon (Excel) - At kategorisere dine nuværende udgifter

• Leverandørevalueringscorecard - Til sammenligning af leverandører objektivt

• Vurdering af indkøb sundhedskontrol - At identificere dine største muligheder

• Implementeringsliste - Så du går ikke glip af nogen afgørende skridt

Dette er nøjagtigt de samme værktøjer, som vi bruger sammen med vores klienter til at hjælpe dem med at opbygge indkøbsoperationer i verdensklasse.

 

Dine næste trin

Start med et område. Vælg din højest brugte kategori, og anvend den relevante strategi. Den indsigt, du får, vil sandsynligvis betale for indsatsen i de første par måneder.

Husk, at målet ikke er perfektion - det er fremskridt. Hvert trin, du tager mod mere strategisk indkøbsstyring, leverer sammensatte afkast.

Klar til at transformere din indkøbsmetode? Download dit gratis værktøjssæt ovenfor, eller hvis du gerne vil have personlig vejledning, [planlæg en gratis konsultation med vores indkøbseksperter]. Vi hjælper dig med at anvende disse rammer på din specifikke forretningskontekst.

 

Ofte stillede spørgsmål: Mastering af indkøbskategorisering

 

1. Sp.: Hvordan håndterer vi køb, der ser ud til at passe ind i mere end en kategori?

A: Dette er almindeligt. Nøglen er at identificere Primær forretningsformål . For eksempel er det at købe bærbare computere til dine nye softwareudviklere Direkte Indkøb, hvis de bygger dit produkt, men Indirekte Hvis de er til HR -teamet. Opret en simpel regel: "Hvilken P & L -linjeartikel gør denne omkostningsstøtte?" Dette præciserer normalt kategorien.

 

2. Sp.: Vores firma vokser hurtigt. På hvilket tidspunkt skal vi formelt adskille styringen af ​​disse forskellige indkøbstyper?

A: En god tommelfingerregel er, når dit årlige forbrug når et punkt, hvor en 10% besparelse i en enkelt kategori ville retfærdiggøre en dedikeret deltidsrolle. For de fleste virksomheder er dette omkring $ 5-10 mio. Årlig forbrugsmærke. Før det skal du bruge den forenklede model med tre kategorier, men tildele en "ejer" til hver inden for dit eksisterende team.

 

3. Sp.: Hvordan får vi andre afdelinger (som markedsføring eller F&U) til at følge disse indkøbskategorier?

A: Led ikke med indkøbsrammen. I stedet skal du samarbejde med dem for at løse deres problemer. Til markedsføring indkøb af rammeservices som en måde at få bedre resultater fra deres agenturer. For F & U rammer direkte indkøb som en måde at sikre, at de aldrig løber tør for kritiske materialer. Når de ser værdien for deres mål, følger adoption.

 

4. Sp.: Vi er en non-profit. Gælder de samme kategorier for os?

A: Absolut, men fokus skifter. Din "direkte" indkøb er muligvis programrelaterede materialer. "CAPEX" kunne være en ny bygning for samfundstjenester. Rammen er universel, men din strategi for hver type vil blive drevet af dine mission og donorkrav, ikke fortjenstmargener.

 

5. Sp.: Hvad er den største risiko for at få disse kategorier forkert?

A: Forkert tildeling af ressourcer og talent. Den mest almindelige fejl er at behandle direkte indkøb med høj risiko som enkel, transaktionel indirekte indkøb. Dette kan føre til forstyrrelser i forsyningskæden, der stopper dine operationer. Omvendt skaber overudvikling af processen for indirekte køb med lav værdi unødvendigt bureaukrati og bremser dit team.

 

6. Sp.: Hvordan skal vores Forhandlingsstrategi adskiller sig på tværs af disse kategorier?

A: Din tilgang skal variere markant:

• Direkte: Forhandle om langsigtede partnerskaber og delt risiko.

• Indirekte: Forhandle om volumenrabatter og effektivitet.

• Tjenester: Forhandle om klare leverancer, KPI'er og fleksibilitet.

• CAPEX: Forhandle om livscyklusstøtte, garantier og fremtidssikring.

 

7. Sp.: Kan en enkelt leverandør falde i flere indkøbskategorier?

A: Ja, og dette er et tegn på en stærk strategisk partner. For eksempel kan en teknologileverandør være en direkte leverandør til skyinfrastruktur, en tjenesteudbyder til implementering og en CAPEX -leverandør for en større softwarelicens. I disse tilfælde skal du styre forholdet holistisk, men forhandle hver type forbrug med sin passende strategi.

 

8. Sp.: Hvordan påvirker globale operationer denne kategoriseringsmodel?

A: Kategorierne forbliver de samme, men din udførelse vil variere efter region. Lokale regler, kulturelle normer og markedets modenhed vil påvirke, hvordan du administrerer hver type. En global strategi i én størrelse passer til alle mislykkes ofte. Rammerne giver dig en konsekvent måde at analysere og tilpasse din tilgang til hver region.

 

9. Sp.: Hvilken rolle skal teknologi spille i styring af disse forskellige typer?

A: Din tech -stak skal understøtte den unikke arbejdsgang for hver kategori. Tving ikke et værktøj til at gøre alt. Du bruger muligvis:

• En sofistikeret S2P -platform til direkte og CAPEX.

• Et forenklet, brugervenligt P-Cards-system til indirekte.

• Et specialiseret kontrakt- og SOW -styringsværktøj til tjenester.

 

10. Sp.: Hvordan måler vi den samlede succes med at implementere denne kategoriserede tilgang?

A: Ud over den kategorispecifikke KPI'er, sporer metatierne:

• Cyklustid: Tager vi beslutninger hurtigere i hver kategori?

• Interessenttilfredshed: Er interne klienter lykkeligere med den støtte, de får?

• Omkostningsundgåelse: Forhindrer vi dårlige køb, ikke bare at få lavere priser?

• Risikoreduktion: Har vi haft færre forstyrrelser i forsyningen eller overholdelsesproblemer?