At arbejde med en sourcingagent i Kina kan dramatisk forenkle indkøb - men kun hvis forholdet er oprettet med klare, håndhævelige forventninger. For mange købere behandler agenter som uformelle partnere og betaler prisen i sene forsendelser, skjulte markeringer, kvalitetsudslip og i værste tilfælde mistet intellektuel ejendom. Denne guide forvandler denne usikkerhed til en operationel playbook: hvad man skal kræve, hvordan man verificerer den, og hvordan man holder en agent ansvarlig.

Nedenfor finder du en praktisk, ikke-nonsens-køreplan, som indkøbshold kan bruge med det samme. Det dækker dokumentarchecks, der beviser en leverandørs legitimitet, et trin-for-trin vetting SOP og de tre inspektionsporte (FAI → IPQC → PSI) med betonprøvetagning og AQL-vejledning. Du får også kopi-og-pasta-SLA og kontraktsprog-inklusive IP, ESG og straffeklausuler-plus en 90-dages implementeringsplan og downloadbare tjeklister for at sætte disse kontroller i handling.

Dette er ikke teori. Anbefalingerne er designet til eksigibilitet: målbare KPI'er, gennemsigtige gebyrregler, uafhængige inspektionsrettigheder og beredskab udløser, der beskytter din forsyningskontinuitet. Læs videre for at opbygge et sourcing -forhold, der reducerer risikoen, skærer omarbejdning, bevarer margin og beskytter dit brand.

 

Højdepunkter

 

En en-side, eksekverbar tjekliste, der forvandler vage forventninger til målbare SLA'er og KPI'er.

Beton QA/QC-samplingsplaner (første artikel, i-processen, forudforskydning) og eksempler på AQL-tærskler efter produkttype.

Kopi-og-pasta-kontraktklausuler: Omfang, IP/NDA, SLA/KPI + Likviderede skader, ESG & Revision, opsigelses- og tvistbilæggelse.

Vetting SOP med røde flag og et kort due-diligence-script, du kan bruge med det samme.

To korte anonymiserede casestudier med klare lektioner og næste trin skabeloner.

 

TL; DR-Tjekliste på én side 

 

Virksomhedsbevis : Virksomhedslicens, skatte -id, eksportlicens, hovedfabriksadresse, fotos.

Referencer og kapacitet : 2 Klientreferencer + prøveproduktionslog, der viser nylige ordrer.

Prøver & FAI : Skriftlig prøvegodkendelsestidslinje og første artikel Sign-off (FAI).

QC -plan : Definer inspektionspunkter (FF, IPQC, PSI), prøveudtagning %, AQL for kritisk/større/mindreårig.

SLA & KPI'er : levering til tiden ≥95%; Bestil ledtidsvarians ≤ ± 7 dage; Batch defekthastighed ≤1% (juster pr. Industri).

Gebyrer og gennemsigtighed : specificeret gebyrtabel (Kommission, indkøbsgebyr, inspektion, logistik).

IP & nda : Signeret NDA + -klausul, der begrænser agenten fra at introducere produkt til andre.

ESG : Bevis for nyere social/kemisk revision eller løfte om tredjepartsrevision inden for 6 måneder.

Logistikansvar : Definer Incoterm, fragtejer, tolddokumenter, kravsproces.

Beredskab : Backup Factory Plan, Minimum Safety Stock, Emergency Reorder SLA.

 

1. hvorfor dette betyder noget 

 

En sourcingagent er din lokale operationelle arm. Vage forventninger bliver fiaskoer: ubesvarede forsendelser, dårlig kvalitet, IP -eksponering eller skjulte markeringer. Behandl forholdet som en kontraheret operationsudbyder - ikke en ven, der "vil ordne det ud." Kræv dokumentation, målbare KPI'er og foruddefinerede retsmidler. Resten af ​​denne artikel forvandler disse ord til procedurer, skabeloner og kontrakttekst, som du kan bruge den samme uge.

 

2. der læser dette og hvad de har brug for

 

Indkøbsledere — Brug for reproducerbare tjeklister og SLA -skabeloner.

Supply Chain Director — Brug for risikokontrol, beredskabsplanlægning og KPI -dashboards.

Brand/produktledere (grænseoverskridende/e-handel) — Brug for FAI, emballage og FBA Prep -krav.

Overholdelse/ESG -officerer — Brug for revisionsudløsere, afhjælpningstidslinjer og bevis for korrigerende handlinger.

Hvis du bygger eller genskoper et sourcing-program, skal du først fokusere på: (1) Vetting & Documentation, (2) QA-systemer bundet til penge (sanktioner/incitamenter) og (3) beredskab og IP-beskyttelse.

 

3. minimumsdokumenter og bevis for at kræve 

 

Kræv originaler eller notariserede scanninger (opbevaret i din kontraktmappe):

Virksomhedslicens + juridisk repræsentant.

Eksport/importafgiftsregistrering og eksempler på toldklæringer.

Fabriksadresse + nylige fotos af produktionslinjer og lager.

Produktprøver med daterede prøveposter.

Bevis for forsikring (fragt og ansvar), hvis de hævder at forsikre forsendelser.

Signeret klientreferencebreve eller kontaktbare referencer med ordrevolumener og datoer.
Opbevar kopier i dit dokumentstyringssystem og fastgør til PO.

 

4. Vetting SOP-trin for trin 

 

Dokumentcheck (dag 0) — Bekræft forretningslicens, eksportregistre.

Referencekontrol (dag 1–2) — Ring til 2 dommere; Spørg om kvalitet, aktualitet og gennemsigtighed. Brug scriptet nedenfor.

Prøve & FAI (dag 3–14) — anmodning om prøver; Definer FAI -acceptkriterier; Log ændringer.

Evaluering af site (dag 7–30) — fjernvideo gennemgang eller fysisk revision; Brug Factory Audit -formularen.

Kontrakt & prøveordre (dag 14–45) — Underskriv en begrænset PO med klar SLA, betalingsopdeling og inspektionsbetingelse.

Overvåg de første to ordrer — Håndhæv ugentlige statusrapporter (fotos, materialeindtægter, kapacitet) og en endelig PSI.

 

Hurtig referencetelefon script til referencer:

“Hej - vi overvejer [agentnavn]. Kan du bekræfte: (1) Kilde de/inspicerede de for dig? (2) mødte de leveringsdatoer? (3) Var der nogen skjulte gebyrer? (4) Hvordan håndterede de manglende overensstemmelse?”
Rekordnavne, datoer og resultater.

Røde flag: Evasive svar, uvillige til at give fotos, inkonsekvent virksomhedsadresse, afvisning af at blive enige om PSI eller tredjepartsinspektion.

 

5. Kvalitetsstyring - Inspektionspunkter, prøveudtagning og AQL

Behandl kvalitet som tre linkede porte: Første artikel (FAI) → In-Process QC (IPQC) → Inspektion før forsendelse (PSI).

A. Første artikel (FAI / First Piece godkendelse)

Formål: Kontroller design-til-produktion intention før masseproduktion.

Leverancer: Dimensionel rapport, fotos, emballageprøve, mærkning.

Handling: FAI -godkendelse krævet skriftligt før skimmel/værktøj eller bulkkørsel.

B. In-Process QC (IPQC)

Frekvens: Daglige kontroller for kritiske processer (f.eks. Lodning, sømstyrke).

Bevis: tidsstemplede fotos, produktionsvolumen logfiler, afviste stykke logfiler.

C. Inspection of Shipment (PSI)

Timing: Inden for 7 dage før indlæsning.

WHO: Uafhængig tredjepart (anbefalet) eller agent med accepteret ansvarlighedsklausul.

Prøveudtagningstabel (praktisk): Basisprøvetagning på partistørrelse (eksempler nedenfor).

Eksempel på prøveudtagning & AQL (branche-typisk, juster pr. Risiko)

Parti størrelse 1–500 pc'er → Prøve 20% eller min 10 stykker.

Parti størrelse 501–3.200 stk. → Prøve 32 stk (ANSI/ISO -tabel omtrentlig).

AQL -tærskler (foreslåede udgangspunkt):

Kritiske defekter: 0% tolerance (0 Accepter).

Store defekter: AQL 1.0–2.5 (mål ≤1% hvor sikkerhed/pasform er vigtig).

Mindre defekter: AQL 2.5–4.0.

Bemærk: For elektronik skal du indstille større ≤1,0; til tekstiler, større ≤2,5; For hardware, major ≤1,5. Brug strengere tærskler til brand-følsomme SKU'er.

Arbejds- og afvisning af arbejdsgang (skal være i kontrakt)

• Hvis det mislykkes: Leverandør giver omarbejdningsplan inden for 48 timer og fotogevis inden geninspektion.

• Hvis omarbejdning mislykkes igen → Køber kan afvise hele partiet og kræve udskiftning eller kredit. Definer omkostningsfordeling til omarbejdning, fragt og bortskaffelse af tredjepart.

 

6. SLA & KPI -skabelon 

Nedenfor er en praktisk SLA, du kan indsætte i en aftale. Udskift beslaglagte genstande.

 

 

Hvordan man sætter straffeklausulen (prøve):

Leverandør/agent er enig i, at hvis levering til tiden falder under målet for enhver rullende måned, skal leverandøren betale køber likviderede skader svarende til [x]% af PO-værdien pr. Dag med forsinkelse ud over afdragsperioden og ikke overstige [y]% af PO-værdien. Der er aftalt likviderede skader som et ægte forudbestemt tab og ikke som en straf.”

Note: Likviderede skader skal være rimelige og håndhævelige i din jurisdiktion - Kør klausulen efter advokat.

 

7. Kontraktsprog Du kan kopiere (nøgleklausuler)

Nedenfor er korte, praktiske klausuler, du kan indsætte i en kontrakt. Rediger beslaglagt tekst.

Omfang af tjenester

“Agent skal købe leverandører, forhandle pris og vilkår, styre prøvegodkendelser, koordinere produktionsovervågning (FAI, IPQC), arrangere inspektion før forsendelse og hjælpe med logistik og eksportdokumentation som anmodet om at skrive af køberen.”

Gebyrer og fakturering

“Agentgebyrstruktur: [Procentdel]% Kommissionen for FOB -fabrikspris eller et fast gebyr på $ [beløb] pr. PO. Tredjepartsomkostninger (inspektion, test, revision, fragt) faktureres til omkostninger med støttefakturaer inden for 7 dage efter betaling. Agent opkræver ikke ikke -afslørede markeringer.”

Intellektuel ejendom og fortrolighed (NDA)

“Agent anerkender købers IP og accepterer ikke at videregive, gengive eller cirkulere design, tegninger eller specifikationer undtagen med henblik på ydeevne i henhold til denne aftale. Agent introducerer ikke købers produkt til nogen tredjepart uden købers forudgående skriftlige samtykke. Denne forpligtelse overlever opsigelse i [x] år.”

Underforsyning og interessekonflikt

“Agent skal videregive alle underleverere og få købers skriftlige godkendelse inden underentreprise. Agent vil ikke placere ordrer med enheder, hvor agenten eller dets tilknyttede selskaber har en ejerandel uden købers skriftlige samtykke.”

Inspektion og accept

“Køber forbeholder sig retten til at udpege en uafhængig tredjepartsinspektør. Endelig accept forekommer efter PSI og udstedelse af acceptcertifikat. Hvis batch mislykkes, skal leverandøren på egen pris (i) omarbejde produkt til køberstandard; (ii) erstatte mangelfulde varer; eller (iii) give fuld kredit.”

ESG & Audit -klausul

“Agent skal sikre, at leverandører overholder købers leverandørkodeks. Agent vil lette tredjeparts sociale/miljømæssige revisioner (SMETA/SA8000/ISO) som anmodet om. Leverandør skal give korrigerende handlingsplaner inden for [30] dage efter manglende overensstemmelse.”

Opsigelse for årsag

“Køber kan afslutte øjeblikkeligt for årsag, hvor agent væsentligt overtræder denne aftale, herunder gentagne leveringsfejl, IP -overtrædelse eller materielle falske udsagn i certificeringer. Ved opsigelse leverer agent fuldt samarbejde om overdragelse til køber eller efterfølger.”

Tvistbilæggelse

“Enhver tvist vil blive løst ved [voldgift i Hong Kong / Singapore / jurisdiktion aftalt] under [UNCITRAL / ICC] regler. Regering af lov: [jurisdiktion].”

 

8. Priser og gebyrmodeller - Hvad skal man acceptere, hvad man skal undgå

 

Kommissionen (% af FOB) — Fælles for sourcing -agenter. Fordele: Tilpas incitamenter på købsprisen. Ulemper: Kan skjule markeringer på inspektioner eller logistik. Kræv gennemsigtighed og kvitteringer.

Fast gebyr pr. PO / månedlig holder — Godt, når du har brug for forudsigelig budgettering. Bedre til løbende programstyring.

Projektgebyr (engang til lancering af nyt produkt) — Nyttig til engangsværktøj/opsætning.
Kræve: specificerede fakturaer til tredjepartsomkostninger og en ret til revisionsgebyrer årligt.

Betalingsbetingelser: Opdelte betalinger er standard: 30% depositum, 60% balance før afsendelse efter PSI (med forbehold af accept), 10% holdback i 30 dage som garanti. For små leverandører skal du overveje L/C eller escrow for at beskytte parter.

 

9. Incoterms & Logistics Ansvar (praktisk)

 

Definer, hvem der er ansvarlig for hvilke omkostninger og risiko tydeligt:

FOB (Factory) — Køber kontrollerer fragtbooking og forsikring; Agent hjælper, men må ikke booke fragt på købers vegne, medmindre det er autoriseret.

CIF / DDP — Agent kan citere dør til dør, men inkluderer fuld nedbrydning; DDP lægger told risiko for sælger/agent - brug kun, hvis de accepterer denne risiko skriftligt.
Håndtering af krav: Kræv agent til at indsende bevis for enhver skade/mangel inden for 7 dage efter ankomst og til at håndtere RMA -logistik, når det er nødvendigt.

 

10. ESG & Compliance - Hvordan man gør det håndhæveligt

 

Behandl ikke ESG som markedsføring. Gør det til KPI og Audit-Trigger:

Kræver revisionsfrekvens: ny leverandør → 12 måneder; Høj risiko → 6 måneder.

Revisionstyper: Social (Smeta), miljømæssig, kemisk (rækkevidde/prop 65 overholdelse).

Afhjælpningstidslinje: Leverandør skal give korrigerende handlingsplan (CAP) inden for 14 dage og lukke større problemer inden for 90 dage.

KPI-bindinger: Manglende afhjælpning → udløser PO -suspension og potentiel kontraktafslutning.

Klausuleksempel (kort):

“Materielle ikke-konformiteter, der opdages i en ESG-revision, der ikke er lukket inden for 90 dage, giver køberen mulighed for at suspendere ordrer, indtil de er afhjælpning eller til at købe andetsteds uden straf.”

 

11. Beredskabsplanlægning - Backups og buffere

 

Minimumsforsvarsplan:

Dobbelt sourcing — Har altid mindst en alternativ fabrik i en anden by/region.

Sikkerhedsbestand — Oprethold 30–60 dage med kritisk SKU'er (juster for spolatilitet for ledetid).

Emergency PO -eskalering — Definer fremskyndede produktionsgebyrer og ledetider.

Forsikring — Marine last og produktansvar, hvor det er relevant.

Inkluderer en “Nødudløser” I kontrakt: F.eks. Hvis ledelsestid glider mere end 20% for to på hinanden følgende POS, kan køberen købe nødproduktion og fratrække rimelige omkostninger fra leverandør/agent.

 

12. Casestudier - Anonymiseret, lærerig

Sag A - Fastsættelse af en høj defekthastighed med SLA'er

Problem: Et mellemstor brand stod overfor 4% leverede defekthastighed på et nyt design.

Handling: Udskiftet vagt agentaftale med eksplicit SLA: PSI AQLS strammet, FAI krævet, ugentlige produktionsbilleder, likviderede skader til sen levering. Agent blev forpligtet til at finansiere tredjepartsinspektion efter to fiaskoer.

Resultat (90 dage): Leveret defekthastighed faldt til 0,8%; Tid til marked forbedrede sig med 12 dage, fordi færre genanvendelser opstod. Lektie: Penge + måling = adfærdsændring.

Sag B - IP -tab fra svage klausuler

Problem: En agent introducerede et lignende produkt som en anden køber; Brand fundet konkurrerende produkt solgt i en anden region.

Årsag: Ingen NDA, ingen IP-løfte, intet forbud mod agentledet salg.

Følge: Måneder med retssager; Produkt tilbagekaldelsesomkostninger og omdømme skader.

Lektie: Klare IP & ikke-konkurrencebetingelser med retsmidler er ikke-omsættelige for brandejere.

 

13. Implementering Roadmap (første 90 dage)

Uge 0–2: Dokumentopsamling, referencekontrol, prøve og FAI -plan.
Uge 2–4: Sign Trial PO med SLA, vælg tredjepartsinspektør for PSI, indstillet ugentlig rapporterende kadence.
Måned 2: Gennemgå QA -rapporter, juster KPI'er, planlæg revision, hvis der er til stede risikoindikatorer.
Måned 3: Flytte til multi-poadence, implementere scorecard-rapportering; Sæt backup sourcing Hvis ydelse <kpi.

 

14. Klar til brug bilag (kopi og pasta)

A. Tjekliste for forhåbning (kort)

Produktdimensioner og tolerancer (pr. Spec).

Funktionelle testresultater (PASS/FAIL).

Visuelle defekter tæller og fotos.

Emballageintegritet og mærkning (stregkode, oprindelsesland).

Mængde check vs pakningsliste.

Måling af kritiske parametre (vægt, spænding, sømstyrke).

B. Prøve FAI-afmeldingsskabelon (et afsnit)

“Køber bekræfter accept af den første artikelprøve (REF: [Eksempler på ID]) på [DATE]. Produktionen kan fortsætte, når køberproblemer skrevet FAI -accept. Enhver afvigelse fra FAI kræver gengodkendelse.”

C. Hurtige KPI -scorecard -felter

PO -nummer | Vare | Plan skibsdato | Faktisk skibsdato | Dage sent | PSI defekter | Handling foretaget | Score

 

15. Værktøjer og tredjepartstjenester (kort liste)

 

Tredjepartsinspektion: SGS, Bureau Veritas, Intertek (eller lokal akkrediteret udbyder).

Revisionsrammer: Smeta, SA8000, ISO 14001 til miljøsystemer.

Kontrakt og tvist: Lokal handelsråd i Hong Kong / Singapore + voldgiftsklausul.

PO/ERP -integration: Sørg for at bestille og modtage poster synkronisere med inspektionsresultater.

 

16. Ofte stillede spørgsmål 

Hvordan beslutter jeg mellem en provisionsmodel og et fast gebyr for en agent?
Brug Kommissionen til enkle buy-and-hold-råvarer; Brug fast gebyr, når du har brug for programstyring, rapportering og forudsigelig omkostningskontrol.

 

Kan min agent udføre alle inspektioner, eller skal jeg insistere på tredjepartsinspektører?
Agenter kan foretage rutinemæssige kontroller, men kræver uafhængig PSI for produkter med høj risiko eller de vigtigste første løb for at fjerne interessekonflikter.

 

Hvad er en passende afholdsprocent til at beskytte mod defekter?
5–10% holdback i 30–90 dage er almindelig; Kalibrer med produktrisiko og pengestrøms realiteter.

 

Skal jeg revidere hver fabrik hvert år?
Nej. Revisionsfrekvens bør være risikobaseret: nye eller højrisiko-leverandører = hver 6-12 måned; Lav risiko = 12–24 måneder.

 

Hvilken prøvestørrelse skal jeg bruge til små partier (<500 stk)?
For små partier skal du bruge 10-20% prøveudtagning med 0 tolerance for kritiske defekter og en større AQL, der ikke er højere end 2,5.

 

Hvordan beskytter jeg IP, når agenten hævder, at de "har brug for at vise produktet til leverandører"?
Brug en to-trins offentliggørelse: Vis oprindeligt ikke-kritiske specifikationer; Underskriv NDA'er og kræver, at leverandører vender tilbage eller ødelægger designdokumenter efter at have citeret.

 

Hvis agenten kilder billigere dele, men kvalitet falder, hvem betaler?
Hvis agenten erstattede dele uden godkendelse, er de ansvarlige. Kræver skriftlig godkendelse af enhver substitution.

 

Hvad er en fornuftig eskaleringssti for gentagne fejl?

Umiddelbar cap fra leverandør inden for 48 timer; 2) tredjepartsrevision, hvis det ikke er løst; 3) Finansielle sanktioner eller opsigelse af kontrakt, hvis målinger ikke opfyldes efter to cyklusser.

 

Skal jeg kræve, at agenter skal holde prøver på fil? Hvor længe?
Ja. Opbevar masterprøver i mindst 6 måneder efter afsendelse; For regulerede genstande skal du fastholde i lovbestemte perioder (tjek lokale love).

 

Hvornår er det rimeligt at skifte fra en sourcingagent til at dirigere fabriksrelationer?
Flyt, når ordrevolumener retfærdiggør dedikeret sourcing, direkte revisioner, og du kan administrere leverandørrelationer i lokale tidszoner eller via et internt team.